Elektronische Kassen, Registrierkassen, Buchführung
Foto Graggo

Manipulationssichere Kassen

Das Gesetz zum Schutz von Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen betrifft auch elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Eine Pflicht, eine elektronische Kasse zu kaufen, besteht nicht. Betriebe, die jedoch ein elektronisches Kassensystem nutzen, sind von der Registrierkassenpflicht betroffen

Das müssen Sie beachten:

Seit 1. Januar 2017 sind die elektronischen Grundaufzeichnungen einzeln und vollständig aufzuzeichnen (Einzelaufzeichnungspflicht). Die Daten müssen auf ein Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden.

Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen lediglich beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung und nur dann, wenn eine „offene Ladenkasse“ verwendet wird.

Ab 2020 sind die Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu schützen. Die technischen Anforderungen werden durch eine neu eingeführte Zertifizierung vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) definiert.

Kassen-Nachschau

Ab 1. Januar 2018 wird die sogenannte Kassen-Nachschau eingeführt. Dabei handelt es sich um unangemeldete Kassenkontrollen außerhalb der Außenprüfung.

Quittung

Ab 1. Januar 2020 wird eine Pflicht zur Ausgabe von Quittungen an die Kunden eingeführt. Hiervon können sich Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkaufen, auf Antrag befreien lassen. Der Beleg kann in elektronischer oder in Papierform erstellt werden. Eine Verpflichtung der Kunden den Beleg mitzunehmen besteht nicht.

Verstöße

Ab 1. Januar 2020 können Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen mit Geldbußen von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Meldepflicht

Ab 1. Januar 2020 ist die Einführung einer Meldepflicht für die von den Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und zertifizierten Sicherheitseinrichtungen vorgesehen.

Übergangsregelungen

Eine Übergangsregelung gilt für Registrierkassen (Altkassen), welche den Anforderungen der sog. Kassenrichtlinie des Bundesfinanzministeriums genügen (BMF-Schreiben vom 26. November 2010), die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind. Diese dürfen bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden.

Offene Ladenkassen

  • Werden Einnahmen an verschiedenen Orten oder mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen erzielt, ist jeweils eine gesonderte offene Ladenkasse zu führen.
  • Prinzipiell ist auch hier die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Nur dann nicht, soweit - wie oben beschrieben - nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. In diesem Fall sind die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachzuweisen (siehe "Merkblätter Kassenbuchführung")
  • Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programmen) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen nicht den Vorschriften (z. B. Excel-Kassenbuch).
  • Die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein Zählprotokoll ist empfehlenswert, aber nicht vorgeschrieben (BFH, Beschluss vom 16.12.2016).