Steuern: Aufgepasst bei Betriebsveranstaltungen

Betriebsfeiern sind zwar steuerlich begünstigt, doch wird die Höchstgrenze von 110 EUR pro Arbeitnehmer überschritten, hat dies Konsequenzen. Eine fehlerhafte Kalkulation der Aufwendungen je teilnehmenden Arbeitnehmer kann Gefahren bergen, z. B. die unterlassene Besteuerung des geldwerten Vorteils, eine Haftung im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung und eine eventuelle Nachforderung der Umsatzsteuer..

Voraussetzung für eine Begünstigung

Die Aufwendungen des Arbeitgebers sind lohnsteuerfrei, wenn die Teilnahme allen Angehörigen eines Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Die Freibetragsregelung von 110 Euro pro Veranstaltung je Arbeitnehmer kann für zwei Veranstaltungen im Jahr genutzt werden. Zu berücksichtigen sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer. Wenn mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr durchgeführt werden, hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht, welche Veranstaltungen er steuerlich ansetzt (auf die zeitliche Reihenfolge kommt es hierbei nicht an).

Zuwendungen

Darunter versteht man alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt. Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung sind beispielsweise:

  • Speisen, Getränke
  • Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen (Räume, Musik, Kegelbahn, usw.)
  • Geschenke, z.B. ein Weihnachtspräsent. Der Wert des Geschenks ist bei der Ermittlung des Höchstbetrags von 110 EUR einzubeziehen und darf außerdem den Grenzwert für Aufmerksamkeiten von 60 EUR brutto nicht überschreiten.

Die 44-Euro-Freigrenze des § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG ist für den lohnsteuerpflichtigen Teil der Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen nicht anwendbar.

Berechnung der 110-Euro-Grenze

  • Alle zu berücksichtigenden Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Der auf eine Begleitperson entfallende Anteil ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson gibt es keinen zusätzlichen Freibetrag von 110 Euro.
  • Wird der lohnsteuerliche Freibetrag von 110 Euro überschritten, so kann – alternativ zur individuellen Besteuerung beim jeweils begünstigten Arbeitnehmer – der übersteigende Betrag pauschal zu Lasten des Arbeitgebers besteuert werden (zuzüglich Solidaritätszuschlag und eventueller Kirchensteuer). Eine solche Lohnsteuerpauschalierung löst eine Sozialversicherungsfreiheit aus.

Umsatzsteuer

  • Die Verwaltung (BMF) geht davon aus, dass bei der Unterschreitung des Freibetrags von 110 Euro je Arbeitnehmer von einem überwiegend unternehmerischen Interesse des Arbeitgebers an der Zuwendung ausgegangen werden kann. Dieser kann somit aus den Kosten für die Betriebsveranstaltung die Vorsteuer geltend machen.
  • Wird hingegen der Freibetrag von 110 Euro überschritten, ist nach Ansicht des BMF von einer überwiegend durch den privaten Bedarf der Arbeitnehmer veranlasste unentgeltliche Zuwendung auszugehen. Insofern hat der Arbeitgeber keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Betriebsausgabenabzug

  • Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen berechtigen in vollem Umfang zum Betriebsausgabenabzug.
  • Nehmen auch Betriebsfremde an der Veranstaltung teil (z. B. Lieferanten, Kunden) ist der Vorteil in einen Bewirtungsanteil und in sonstige Kosten aufzuteilen.
  • Von diesen Bewirtungskosten darf der Arbeitgeber steuerrechtlich zwar nur 70 % als abziehbare Betriebsausgaben ansetzen, allerdings mit vollem Vorsteuerabzug (100 % der Bewirtungsaufwendungen).
  • Die sonstigen Kosten stellen Geschenkeaufwendungen dar und können bis zu einer Höhe von 35 Euro als Betriebsausgaben angesetzt  werden. Zur Vermeidung einer persönlichen Besteuerung beim Geschäftspartner kann der schenkende Unternehmer pauschal 30 % des Geschenkwerts an das Finanzamt abführen.
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