Ab Oktober 2020 müssen Kassen mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.Kassen nachrüsten: Der Countdown läuft!
Betriebe sollten - wenn noch nicht geschehen - jetzt möglichst zügig mit der notwendigen Aufrüstung ihrer Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (sog. TSE) starten, um die am 1. Oktober 2020 geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllen zu können.
Eine ordnungsmäßige Kassenführung ist besonders für bargeldintensive Unternehmen enorm wichtig.
Seit dem 1. Januar 2020 gelten neue Anforderungen, die es unbedingt zu beachten gilt. Kassensysteme, Registrierkassen einschließlich Tablet basierter Kassensysteme oder Softwarelösungen, sind mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (sog. TSE) gegen Manipulationen zu schützen.
Die Frist endet am 30. September 2020
Zwar hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit einer Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 darauf reagiert, dass zum 1. Januar 2020 die erforderlichen Zertifizierungsverfahren für die technischen Lösungen noch nicht abgeschlossen waren. Dennoch sind die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen ausdrücklich umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.
Seit Ende Dezember 2019 wurden durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) die notwendigen Zertifikate für hardware-basierte TSE-Lösungen mehrerer Anbieter erteilt, so dass diese TSEs nunmehr am Markt für Aufrüstungen von Kassen und in neuen Kassensystemen angeboten werden.
Was müssen betroffene Unternehmen jetzt tun?
TSEs können in unterschiedlichen Varianten in die Kasseninfrastruktur eingebunden werden. Sie ermöglichen so eine passgenaue technologieoffene Umsetzung der neuen Anforderungen. Es gibt mehrere Möglichkeiten
- Für Betriebe, die nur eine oder wenige Kassen verwenden, kommt eine „Einfach-TSE“ in Betracht – in der Regel ein Speichermedium mit eingebautem Sicherheitschip.
- Wenn Daten einer größeren Anzahl Kassen gesichert werden müssen, kann dies mit Hilfe einer „Mehrplatz-TSE“ entweder durch die Einbindung eines Servers oder einer Cloud erfolgen. Im Fall einer Cloud-basierten TSE-Lösung werden die erforderlichen Zertifizierungsverfahren aber wohl erst im 2. Quartal 2020 abgeschlossen.
- Je näher der Fristablauf rückt, desto höher dürfte die Wahrscheinlichkeit sein, dass Lieferengpässe eintreten. Die Betriebe sollten rechtzeitig handeln.
- Auch die „Manpower“ des technischen Supports der Kassenhersteller, die für eine Umsetzung vor Ort in die Unternehmen sorgen, ist begrenzt. Betriebe sollten daher einen Vorlauf in ihrer Planung berücksichtigen.
Leiten Sie, wenn noch nicht geschehen - die Aufrüstung oder Neuanschaffung einer TSE in die Wege. Wir empfehlen, Umsetzungsschritte und Planungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Folgende Fragen müssen geklärt werden:
- Welche TSE-Lösungen sollen im Unternehmen eingesetzt werden?
- Ist bereits eine Bestellung ausgelöst und ein voraussichtlicher Liefertermin avisiert worden?
- Wie ist der aktuelle Stand bei der Einrichtung einer TSE im Betrieb? Was sind die nächsten Schritte?
- Wann ist die Einrichtung der TSE voraussichtlich abgeschlossen?
Wenn Betriebe diese Fragen für ihre Planung nutzen, wappnen sie sich auch für kritische Nachfragen der Betriebsprüfer, falls sie die Frist zum 30. September 2020 wegen unvorhersehbarer Verzögerungen ohne eigenes Verschulden doch nicht einhalten können.
Kosten
Die Spitzenverbände der deutschen gewerblichen Wirtschaft hatten davor gewarnt, dass die tatsächlichen Bürokratiekosten die vom Gesetzgeber veranschlagten Kosten bei Weitem übersteigen werden. Es hat sich leider gezeigt, dass diese Warnung berechtigt war, denn allein die Kosten für die Hardware-basierten TSEs betragen nach den aktuellen Marktangeboten ca. das 30ig-fache der im Gesetz genannten voraussichtlichen Kosten. Bei den Planungen sollten die Betriebe daher berücksichtigen, dass sich die Kosten für eine TSE zum einen an der Laufzeit des Zertifikats bemessen (z. B. drei, fünf oder sieben Jahre) und zum anderen daran, wie viele Geschäftsvorfälle mit der konkreten TSE gesichert werden können.
Ausnahme bei der Kassenbon-Pflicht
Bereits seit 1. Januar 2020 gilt die im gleichen Gesetz geregelte „Belegausgabepflicht“, besser bekannt als Kassenbon-Pflicht.
Antworten zu Praxisfragen gibt es auf der Homepage des BMF
NEU:
Fristverlängerung bei der Kassen-Aufrüstung
Unter bestimmten Voraussetzungen wird ein Aufschub bis 31. März 2021 gewährt.
Weitere Infos
Der ZDH hat eine umfassende Handreichung erstellt. Diese gibt einen Überblick über die Anforderungen.
Kassenführung - Neuregelung zum 1.1.2020