BetriebsführungE-Rechnungen im Handwerk: Das sollten Betriebe wissen
In den kommenden Jahren treten in Deutschland wichtige gesetzliche Änderungen zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) für B2B-Umsätze („Business to Business“, Leistungen zwischen Unternehmen) in Kraft. Um Sie bestmöglich auf diese Umstellung vorzubereiten, haben wir die wesentlichen Informationen für Sie zusammengefasst.
Was ist eine E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen sind nicht einfach nur digitale Abbilder wie PDF-Dateien. Sie enthalten strukturierte Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. In Deutschland sind die Formate „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ gebräuchlich, welche den Vorgaben der EU-Richtlinie EN 16931 entsprechen. Um eine XML-Rechnung in gut lesbarer Form darstellen zu können, benötigen Nutzer einen speziellen Viewer. Hier finden Sie eine Übersicht gängiger Software-Tools: eRechnung - BVBS Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen e.V.
Gesetzliche Fristen und Anforderungen
- Seit 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Systeme entsprechend anpassen müssen, um solche Rechnungen verarbeiten zu können.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht für alle anderen Unternehmen. Diese schrittweise Einführung gibt Ihnen die nötige Zeit, Ihre Prozesse anzupassen.
Vorteile der E-Rechnung
- Kosteneinsparungen: Reduzierung von Papier-, Druck- und Portokosten.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und minimiert Fehler.
- Umweltschutz: Verringerung des Papierverbrauchs und des CO2-Fußabdrucks.
Schritte zur Umsetzung
- Analyse der aktuellen Prozesse: Prüfen Sie, wie Rechnungen derzeit erstellt und verarbeitet werden.
- Technische Voraussetzungen schaffen: Implementieren Sie geeignete Softwarelösungen, die das Senden und Empfangen von E-Rechnungen ermöglichen.
- Schulung der Mitarbeitenden: Stellen Sie sicher, dass Ihre verantwortlichen Mitarbeitenden im Umgang mit E-Rechnungen geschult sind.
- Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten über die Umstellung und holen Sie ggf. deren Zustimmung ein.
Unterstützung durch die Handwerkskammer
Die Handwerkskammer Düsseldorf steht Ihnen bei der Umstellung auf E-Rechnungen mit Rat und Tat zur Seite. Nutzen Sie unsere Beratungsangebote und Schulungen, um sich optimal vorzubereiten!
FAQ zur E-Rechnung (einfach erklärt)
Alle Unternehmen, die in Deutschland sitzen und an andere Unternehmen in Deutschland verkaufen oder sonstige steuerpflichtige Leistungen erbringen (B2B - Business-to-Business – von Firma an Firma). Nicht betroffen sind:
- Steuerfreie Lieferungen und Leistungen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Fahrausweise
Ab 01.01.2025
- Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können.
01.01.2025 – 31.12.2026
- Papierrechnungen sind weiterhin erlaubt.
- PDF-Rechnungen dürfen nur noch versendet werden, wenn die Empfängerin oder der Empfänger damit einverstanden ist.
01.01.2027 – 31.12.2027
- Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro: Müssen ausschließlich E-Rechnungen ausstellen.
- Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro: Dürfen bis Ende 2027 noch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers oder der Empfängerin – PDF-Rechnungen ausstellen.
Während der Übergangszeit (bis Ende 2026) gibt es keine gesetzliche Pflicht dafür. Allerdings kann ein Kunde auf E-Rechnungen bestehen und Sie sonst vielleicht nicht mehr beauftragen.
Steuerfreie Lieferungen und Leistungen (z. B. nach § 4 Nr. 8–29 UStG) sind nicht betroffen.
- Kleinunternehmerinnen und -unternehmer (nach § 19 UStG) gelten ab 01.01.2025 als steuerfrei und müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Sie müssen aber ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind ebenfalls ausgenommen.
Eine PDF-Datei zeigt nur ein digitales „Bild“ der Rechnung, ohne „strukturierte Daten“. Sie kann nicht automatisiert weiterverarbeitet werden. Eine richtige E-Rechnung enthält hingegen Daten in einem Format (z. B. XML), das Software direkt auslesen kann.
Unternehmen sind ab 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Dafür ist eine passende Software nötig. Viele Anbieter bieten bereits Lösungen, mit denen Sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden können.
- „Digital bleibt digital“: Bewahren Sie immer die Originaldatei auf (z. B. XRechnung, ZUGFeRD).
- Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.
- Der Prozess muss GoBD-konform sein (unveränderbare Archivierung, elektronische Akte usw.).
Nur wenn sie steuerrelevante Informationen enthält. Falls die E-Mail bloß das „Transportmittel“ ist, genügt es, die eigentliche E-Rechnung (Anhang) zu archivieren.
Nein, eine Pflicht gibt es nicht. Es kann aber sinnvoll sein, die Adresse anzugeben, zum Beispiel in Ihren AGB.
Es gibt aktuell keine festen Vorgaben für den Übertragungsweg. Sie können E-Rechnungen per E-Mail oder über ein gesichertes Netzwerk versenden.
Rechnungsbegründende Anhänge sollen in die E-Rechnung integriert werden. Ein separates Mitsenden als zusätzlicher Dateianhang ist bei der E-Rechnung nicht mehr erlaubt.
- Im B2B-Bereich (Business-to-Business – von Firma an Firma) nicht mehr. Seit 01.01.2025 haben E-Rechnungen automatisch Vorrang.
- Nur bei Privatkunden (B2C) brauchen Sie deren Zustimmung, wenn Sie E-Rechnungen versenden möchten.
Nein, für Privatkunden können Sie weiter PDF- oder Papierrechnungen verwenden. Tipp: Ein einheitlicher Prozess kann sinnvoll sein. Programme mit ZUGFeRD erstellen eine Datei, die sowohl eine PDF-Ansicht als auch die XML-Daten enthält. Auf Wunsch lässt sich das PDF/A drucken oder als PDF verschicken.
Im B2B-Bereich (Business-to-Business – von Firma an Firma) gibt es kaum Ausnahmen. Dort gelten die Pflichten zum E-Rechnungsempfang und zur E-Rechnungsausstellung (ab 2027/2028). Für Privatkunden dürfen weiter Papierrechnungen versendet werden.
Ja. Die Software sollte Skonto-Abzüge unterstützen und Änderungen GoBD-konform dokumentieren. Fragen Sie dazu am besten Ihren Software-Anbieter.
Dazu brauchen Sie eine Software, die die X-Rechnung entweder visuell darstellt oder automatisiert prüft (Validierung). Manche Plattformen wie die DATEV E-Rechnungsplattform führen gleich eine formale Prüfung (Validierung) und einen Virenscan durch.
Ja, das kann passieren, wenn es nicht korrekt umgesetzt wurde. In so einem Fall gelten die XML-Daten als maßgeblich, sie haben Vorrang vor der sichtbaren PDF-Komponente.
Zum Beispiel DATEV, Lexware oder ERP-Systeme mit E-Rechnungsmodul. Auch branchenspezifische Lösungen können sinnvoll sein. Achten Sie darauf, dass Ihre Arbeitsprozesse gut unterstützt werden!
Das ist eher eine Workflow-Frage. Wenn eine E-Rechnung falsch ist, muss sie auch wieder elektronisch berichtigt werden (z. B. durch eine Gutschrift im E-Rechnungsformat). Ein Architekt als externer Prüfer ändert daran nichts – die Korrektur muss stets GoBD-konform sein.
Weil Sie damit belegen, dass Ihre Prozesse (inklusive der E-Rechnungsverarbeitung) GoBD-konform sind. Eine Verfahrensdokumentation schafft Rechtssicherheit und verbessert die Effizienz und Transparenz Ihrer Buchhaltungsprozesse.