StellenangebotTeamkoordination digitale Post- und Scanstelle (w/m/d)

Spannende Aufgaben:

• Sie koordinieren das Team der Post- und Scanstelle fachlich und organisieren gemeinsam mit den Mitarbeitenden den täglichen Personaleinsatz.
• Gemeinsam mit Ihrem Team stellen Sie einen reibungslosen, termingerechten und qualitätsgesicherten digitalen Posteingang sicher.
• Als zentrale Ansprechperson für die Fachbereiche steuern und optimieren Sie die digitale Dokumentenerfassung, Verschlagwortung, elektronische Weiterleitung sowie die revisionssichere Ablage.
• Mit Blick auf eine moderne Verwaltung entwickeln Sie die Scan-, Ablage- und Dokumentenmanagementprozesse in enger Anbindung an die IT-Abteilung kontinuierlich weiter und unterstützen deren Digitalisierung und Automatisierung.
• Dabei verantworten Sie die Qualität der digitalen Dokumentenverarbeitung sowie die Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Vorgaben.
• Darüber hinaus betreuen Sie das elektronische Behördenpostfach und arbeiten eng mit den Fachbereichen an der Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse zusammen.

Wichtig für uns

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder digitalen Bereich, und ergänzend entweder über eine Zusatzqualifikation im Qualitäts- oder Prozessmanagement oder über langjährige einschlägige Berufserfahrung. Besonders passende Ausbildungshintergründe sind z. B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufleute für Büromanagement, Kaufleute für Digitalisierungsmanagement oder Fachinformatiker/in für Daten- und Prozessanalyse.
• Sie besitzen fundierte Kenntnisse im Prozessmanagement und haben Erfahrung darin, Prozesse zu optimieren und weiterzuentwickeln. Gleichzeitig kennen Sie die Anforderungen und Abläufe einer modernen Büroorganisation sehr gut.
• Von Vorteil sind eine IT-Affinität und ausgeprägte digitale Kompetenzen, insbesondere im Umgang mit Scan-, Dokumentenmanagement- und digitalen Workflow-Systemen.
• Idealerweise verfügen Sie bereits über Kenntnisse im Umgang mit d.3 import, d.capture batch, d3one oder d.cold sowie mit einem elektronischen Behördenpostfach.
• Abschließend kommunizieren Sie klar und serviceorientiert, arbeiten selbstständig und zeigen Leistungsbereitschaft sowie eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität.

Ihre Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder, EG 10, einschließlich der Leistungen des öffentlichen Dienstes (z. B. Jahressonderzahlung und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge). Das monatliche Bruttoeinstiegsgehalt beträgt je nach einschlägiger Berufserfahrung und Stufenzuordnung zwischen 4.038,42 Euro (Tarifstufe 1) und 4.599,41 Euro (Tarifstufe 3).

Benefits – Was Sie bei der Handwerkskammer Düsseldorf erwartet

• Ein krisensicherer Arbeitsplatz
• Gestaltungsspielraum und eine sorgfältige Einarbeitung
• 30 Tage Jahresurlaub (anteilig bei Teilzeitbeschäftigung) zzgl. arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• Ein moderner Arbeitsplatz, die Möglichkeit, auch im Homeoffice zu arbeiten sowie flexible Arbeitszeiten
• Hauseigene Kantine und ein kleines Bistro am Standort Düsseldorf
• Kostenlose Parkplätze und eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
• Eine steuerliche Ersparnis durch das Angebot des Fahrrad-Leasings über den Anbieter "Job-Rad"
• Angebote zur Gesundheitsförderung
• Das Vorteilsportal "Corporate Benefits" mit einer Vielzahl attraktiver Angebote

Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis zum 5. Oktober 2026 direkt in unserem  Online-Bewerbungsportal